Hoe kies ik een facturatiesysteem dat bij mijn bedrijf past?

Die vraag vond ik maar lastig te beantwoorden toen ik als ZZP’er voor het eerst op zoek ging naar een facturatiesysteem. Waar ik bij de start van mijn onderneming meer als hobby zo nu en dan een handmatig factuurtje stuurde, werk ik nu alweer twee jaar op fulltime basis voor verschillende opdrachtgevers. Het handmatig factureren via Excel werd een steeds grotere struggle en kostte me simpelweg te veel tijd. Op zoek naar een fatsoenlijk facturatiesysteem dan maar! Zoals je misschien wel gemerkt hebt is er een enorm scala aan aanbieders, allemaal met hun eigen handigheidjes, voorwaarden én kosten. Om te bepalen welk facturatiesysteem bij jouw onderneming past is het goed om eens na te denken over een aantal zaken. Ik zet ze voor je op een rij.

Wat voor bedrijf heb je?

Ben je ZZP’er of heb je een grote B.V.? “Factureren moet je toch in beide situaties?”, zul je misschien denken. Toch zit hier wel degelijk een verschil in. Een grote onderneming is misschien op zoek naar een totaalprogramma met een bankkoppeling, een boekhoudkoppeling, dashboards en andere administratieve processen. Voor de ZZP’ers onder ons is een eenvoudig programma aantrekkelijker. Bedenk ook goed wat je ambities zijn. Ben je van plan om altijd als eenmanszaak te werken of heb je uitbreiding van je bedrijf voor ogen? Zodra je eenmaal een systeem gekozen hebt, zul je niet zo snel wisselen.

Hoeveel facturen verstuur je?

Zijn jouw opdrachten per jaar op één hand te tellen? Dan loont het misschien niet om kosten te steken in een professioneel programma. Maar als jij bedolven wordt onder factuuradministratie, dan is het wellicht een goed idee om hier wél in te investeren. Het scheelt je kostbare tijd. En die tijd steek jij toch ook liever in de leuke dingen van jouw onderneming?

Wat mag het kosten?

Er zit nogal wat verschil in het aanbod. Zo heb je voor een paar euro per maand keuze uit verschillende facturatieprogramma’s. Maar er zijn ook aanbieders waarbij de abonnementsvormen starten bij een bedrag van tientallen euro’s per maand. Het verschil heeft meestal te maken met de functionaliteiten die het systeem omvat. En dat brengt mij op mijn laatste punt:

Welke functionaliteiten vind je belangrijk?

Met enkele facturen per maand is het niet zo moeilijk om overzicht te houden. Maar zodra het aantal toeneemt kan het bijvoorbeeld handig zijn als jouw facturatiesysteem een zoekfunctie heeft. Lever je diensten of producten aan je opdrachtgevers? In het laatste geval ben jij wellicht op zoek naar een systeem om te koppelen aan een shop en wil je je facturen uit laten betalen door middel van betaallinks, bijvoorbeeld via Mollie of Stripe. Heb je veel last van betalingsweigeraars (of -vergeters) en ben je er klaar mee om dit zelf in de gaten te houden? Stop met leuren en kies voor een systeem met een automatische herrinneringsfunctie.

Welke keuze maakte ikzelf?

Ik kwam er al snel achter dat het ideale facturatiesysteem voor mij nog niet bestond. Ik zocht een makkelijk en snel programma om simpele facturen te maken. Een aantal handige functies zoals betalingsherinneringen en de optie om te betalen via iDeal waren mooi meegenomen. Natuurlijk, een redelijke prijs is leuk. Eenvoud vond ik vooral belangrijk. De bestaande aanbieders waren vaak te complex en duur. Daarnaast vond ik de voorwaarden vaak helaas niet om over naar huis te schrijven. (Check altijd de kleine lettertjes!) Maar wat doe je dan? Dan bouw je toch gewoon je eigen programma? Oke, ik snap dat niet iedereen dat één-twee-drie in elkaar draait (ieder z’n ding hè?!). Maar gelukkig had ik op dat moment tijd en toevallig ook nog de skills en ... daar was Addrow. Totaal op maat gemaakt vanuit mijn eigen ervaringen en wensen als ZZP’er.

Foto door Glenn Carstens-Peters van Unsplash